Агенцијата за пошти, за извршување на своите надлежности, има потреба од релевантни и точни квалитативни и квантитативни податоци и информации од работењето на давателите на поштенски услуги. Една од обврските за сите поштенски оператори која и служи на  таа цел, е и обврската за носителите на Општи овластувања да обезбедат систем за континуирано следење и мерење на обемот на извршените поштенски услуги и за резултатите да достават шестмесечни писмени извештаи до Агенцијата. Извештаите[1] треба да содржат податоци за обемот и за приходите, вкупно и по видови на пратки и услуги, како и податоци за ефикасноста при доставата, односно за видот и обемот на рекламации од корисници. Не поднесувањето Извештај е прекршок кој се санкционира со глоба. 

Почнувајќи од 2016 година, Општите овластувања кои ги издава Агенцијата содржат прецизирана одредба за задолжително евидентирање на  услугите на дневна основа, соодветно документирање на препорачани услуги, вредносните услуги, експресните и услугите за пратки со лична достава.

Следејќи го развојот на поштенскиот пазар, потребите на корисниците и предизвиците со кои се соочуваат учесниците во оваа област од економскиот живот на државата, започнувајќи од 2019 година на ново лиценцираните оператори Агенцијата им наложи и обврска за задолжително евидентирање на податоци за идентификација на испраќачот по име/назив и адреса , за услугите за  поштенски пратки со откупнина. Последната обврска е во согласност со поштенските и другите позитивни законски прописи и политиките на државата во делот на даночната дисциплина, на  борбата против сивата економија, како и  спречувањето перење пари и приноси од недозволени активности.

Од напред наведените причини, а заради воедначување на обврските на поштенските компании и создавање фер конкуренција во секторот, Агенцијата за пошти ги задолжува сите носители на Општи овластувања кои работат во домашниот и меѓународниот поштенски сообраќај,  без оглед на датумот на издавање на дозволите, доследно да  ги извршуваат следните обврски:

1. За задолжително пополнување на полињата со сите адресни податоци за испраќач и примач во  потврдите (адресниците) за услугите за препорачаните и пратки со означена вредност, во моментот на прием на пратките.
2. За ажурно и уредно водење на евиденцијата за поштенските услуги од почеток до крај, на дневна основа, на начин со кој ќе се обезбеди интегритет на записите (електронски или на хартија).
3. Евиденцијата за  услугите за препорачаните и за пратки со означена вредност, како и на дополнителните услуги за пратки со откупнина задолжително да ги содржи адресните податоци на примач и на испраќач (  име и презиме/назив за правни лица и нивни полни адреси).
4. Документирање на препорачани услуги, вредносните услуги, експресните, како и на услугите за пратки со лична достава.
5. Поштенската документација (адресници, доставни книги, дневни задолжувања на курири и слично) за услугите од т.2 да се чува најмалку 1 година сметано од завршување на доставата ( скенирани во електронска или во хартиена форма).
6. Обврските за задолжително евидентирање и документирање не се однесуваат на поштенските услугите за обични писма кои се доставуваат во куќно поштенско сандаче.
    

Се задолжуваат давателите на поштенски услуги да постапуваат по напред наведените обврски веднаш, а најдоцна сметано од 01.11.2019 година.

По овој датум, Агенцијата ќе преземе активности за проверка и надзор над спроведувањето на обврските.

[1] Извештајот се поднесува на пропишан образец  https://www.ap.mk/ap.mk/licenci/formulari1